Wat de reden ook is maakt niet uit, maar het verhuizen naar een ander kantoor binnen of buiten hetzelfde pand is altijd een klus. Het kan zijn dat je elders een ideaal pand hebt gezien of dat je de indeling in hetzelfde pand wilt veranderen waardoor er een verhuizing tot stand komt. Hieronder een aantal tips om de verhuizing van jouw kantoor goed te laten verlopen.
Informeer mensen op tijd
Zorg dat iedereen die hier belang bij heeft, tijdig op de hoogte is. Dit kunnen je medewerkers zijn niet verhuizen, maar ook medewerkers die niet mee verhuizen en last kunnen hebben van de verhuizing. Denk ook aan klanten en leveranciers die later antwoord krijgen op vragen of dat het lossen van goederen op een andere locatie moet.
Pak zorgvuldig alles in
Los van alle documenten, ordners, mappen, archiefdozen zijn er ook grotere artikelen die zorgvuldig moeten worden ingepakt. Denk aan het bureau van kantoor dat gaat verhuizen of misschien bureaus. Deze kolossale voorwerpen kunnen gemakkelijk beschadigd raken, maar ook andere zaken beschadigen zoals muren. Als er rechte hoeken op zitten, bescherm die bijvoorbeeld dat ze geen kras in die muur maken die net gestuct is. Dat zou ontzettende zonde zijn!
Als je met meerdere medewerkers verhuisd is het vaak fijn om je eigen spullen weer te hebben in de nieuwe omgeving. Label om die reden dan ook de meubelen die van belang zijn, zoals een bureau maar ook een bureaustoel en eventueel de kasten. Zo voorkom je nog verhuizingen van spullen op een later moment én ontevreden medewerkers.
Maak een plan voordat je begint
Als je voor dat je begint een plan maakt wat wanneer verhuisd wordt op welke manier, dan geeft dat veel meer structuur. Voor je het weet zit je wel met een bureaustoel maar niet met een bureau omdat deze pas veel later wordt verhuisd. Dat maakt je werk oppakken lastig, terwijl die ene boekenkast niet direct nodig is.
Maak daarnaast ook een plan voor de nieuwe indeling, zodat als de spullen zijn overgebracht het duidelijk is waar ze heen moeten en er niet onnodig moet worden geschoven. Ook hier geldt dat bijvoorbeeld een bureau schade kan maken aan een muur omdat deze voor de vierde keer wordt verplaatst en iemand net even niet oplet.
Huur een verhuisbedrijf in
Mocht er sprake zijn van een serieuze grote verbouwing, dan is het verstandig om mensen in te huren. Er zijn in de regio waar jij het kantoor hebt of gaat hebben vaak meerdere verhuisbedrijven die je kunnen helpen bij de verhuizing. Zo kunnen ze je helpen met het vervoer, maar ook met de planning van het verhuizen zelf en natuurlijk scheelt het jou tilwerk. Uiteraard zitten er kosten aan verbonden en vraag altijd een aantal offertes op, maar bij een grote verhuizing kan het zich echt lonen om dit niet zelf of je medewerkers te laten doen. Een verhuisbedrijf is vaak veel behendiger in de verhuizing en dat voorkomt ook weer die beschadiging van dat bureau op die gladde muur.
